Kiedy realizujesz tzw. projekt IT to istotni mogą dla Ciebie być zarówno dostawca, jak i integrator IT. Aczkolwiek jest między nimi znacząca różnica, o której warto wiedzieć i pamiętać.
W INNERGO wspieram realizację dużych i skomplikowanych projektów, oprócz tego dbam o tzw. back office. Mam doświadczenie zarówno dostawcy, jak i integratora. A także klienta. Przedstawiam swoje przemyślenia wynikające z wielu lat doświadczeń.
10 komputerów na jutro
Potrzebujesz kilka lub kilkanaście komputerów albo telefonów dla swoich pracowników. Co robisz? Zlecasz swoim zakupowcom zadanie typu „10 sztuk laptopów na 1 października” oraz podajesz podstawowe parametry techniczne. Oni robią przetarg albo konkurs ofert. Kierują się przede wszystkim ceną, bo to logiczne.
Dostajesz sprzęt i… zonk. Wychodzi, że niby wszystko się zgadza, ale… ludzie się irytują, a ty zamiast realizacji zadań masz „awarię”. Dlaczego? Bo nie powiedziałeś/ powiedziałaś dokładnie, do jakich zadań ten sprzęt ma być. Ważne jest, aby kiedy potrzebujesz narzędzi dla swojego zespołu sprecyzować do jakich zadań będą wykorzystywane. Jaki powinien być komfort pracy. Bo czym innym jest komputer głównie służący do pisania procedur, dokumentów, a czym innym taki dla np. analityka danych czy osoby zajmującej się tzw. machine learning.
Kiedy dostawca wystarczy
Dla wymienionego wyżej przypadku wystarczy nam dostawca rozwiązań IT. Nie oczekujemy tutaj żadnych usług dodatkowych poza warunkami gwarancji, serwisem gwarancyjnym i pogwarancyjnym. I tego, aby zamówiony sprzęt został dostarczony w ustalonej specyfikacji, ilości oraz terminie.
Padają tu słowa klucze: gwarancja, serwis i termin dostawy. Na to warto zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy. Dlaczego termin dostawy jest ważny? Bo oczekujemy, że sprzęt przyjdzie dokładnie wtedy, kiedy będzie potrzebny. Do tego mamy też ustalone terminy płatności. Dlatego też wcześniejsza dostawa – bo tak jest na rękę dostawcy – niekoniecznie musi nam być na rękę. Parafrazując popularny tekst „Jeżeli chciałbym na wczoraj to bym zamówił wczoraj”.
Dzisiejszy sprzęt jest z reguły wysokiej jakości, ale mogą się zdarzyć różne sytuacje, w których ulegnie uszkodzeniu albo po prostu ulegnie awarii. Tak więc warto zwrócić uwagę nie tylko na podane warunki świadczenia usług serwisowych, w tym tzw. SLA (ang. Service Level Agreement), ale też na sposób odbioru sprzętu przez serwis i np. zapewnienie urządzenia zastępczego na czas naprawy. Warto zastanowić się także co zrobić z dyskiem komputera, ponieważ prawdopodobnie są na nim dane wrażliwe.
Podsumowując warto zwrócić uwagę na wymienione wcześniej elementy oraz zebrać opinie z rynku – szczególnie, gdy po raz pierwszy zaczynasz współpracę lub gdy tylko ten dany dostawca ma w swojej ofercie poszukiwany przez Ciebie sprzęt.
Więcej niż dostawa, czyli integrator potrzebny
Kiedy do danego sprzętu potrzebujesz dodatkowe usługi, np. specjalną konfigurację lub integrację z systemami, które posiadasz, to warto już poszukać integratora rozwiązań IT. Właściwie pod uwagę bierzesz wszystko to, co w przypadku dostawcy. Jednak nie daj się wpuścić w pułapkę „mam tani sprzęt – mnie wybierz, mnie”. Bo może się okazać, że różnicę dopłacisz w usługach dodatkowych.
Nim wybierzesz należy przynajmniej odpowiedzieć na następujące pytania:
1. Jakiego doświadczenia oczekujemy od wybranego partnera?
- Czy integrator zrozumie czego oczekujemy po zrealizowaniu danego wdrożenia i jest w stanie nas wspierać nie tylko na poziomie dostaw i instalacji, ale i po realizacji zamówienia?
- Czy integrator powinien potrafić zidentyfikować możliwe ryzyka w projekcie oraz przedstawić je wraz z planem jak im przeciwdziałać?
- Czy współpraca z nim będzie przebiegać w sposób przewidywalny?
Odpowiedzi na te pytania winny zostać wykorzystane do stworzenia założeń dotyczących wymagań ramowo definiujących potrzeby względem integratora rozwiązań technologicznych.
Warto zwrócić uwagę
Szeroki wachlarz odpowiednich narzędzi i udokumentowana wiedza to jednak nie wszystko. Zarówno dostawca, jak i integrator, nie tylko powinien być wyspecjalizowany w planowaniu, organizowaniu i koordynowaniu różnych procesów, ale dobrze, aby miał doświadczenie w rozpoznaniu możliwych ryzyk w projekcie. I był przygotowany na to, że one wystąpią.
Dobry dostawca czy też integrator ma być naszym partnerem w biznesie. Powinien rozumieć wyzwania, jakie stoją przed klientem i dostosowywać rozwiązania do jego potrzeb – nawet tak zwykłą, jak się wydaje, dostawę sprzętu. A jeżeli coś może pójść nie tak, to dobrze, aby umiał szybko przygotować nowy plan działań – nawet przy niewystarczającej ilości danych.
Przy wyborze potencjalnego partnera należy też zwrócić uwagę na oferowane przez niego warunki współpracy, a także elastyczność oraz otwartość na niestandardowe rozwiązania.
Aby współpraca była przewidywalna
Wszystko to można też podsumować w następujący sposób: zarówno dostawca, jak i integrator rozwiązań IT powinien umieć przewidywać ryzyka, ale i być przewidywalny we współpracy. Na bazie zebranych doświadczeń z przeprowadzonych wdrożeń powinien przedstawić klientowi możliwe ryzyka oraz plan zapobiegnia im lub zminimalizowania ich wpływu na projekt. Bo już pisałem, że prawa Murphy’ego działają i jeszcze jest coś takiego jak efekt motyla, który szczególnie teraz w 2021 roku odczuwamy. Niektórzy szukają rozwiązań, a inni mówią „nie da się” i nic robią. Dużo zależy od nas – to my decydujemy z kim współpracujemy. A ci, którzy szukają wymagających integratorów ciągną nas w górę.
Mirosław Musiał
COO INNERGO
