Bez diametralnych zmian i inwestycji w nowe technologie sukces przedsiębiorstw jest dziś niemożliwy. Tym bardziej w czasach, kiedy to właśnie odpowiednie i niezawodne systemy oraz urządzenia odpowiedzialne są za skuteczne łączenie pracowników ze środowiskiem firmowym – kluczowymi danymi, współpracownikami, managementem, a także klientami. Ich jakość i bezpieczeństwo ma więc ogromne znaczenie. Jak pokazują badania firmy Ricoh, aż 31% zatrudnionych odczuwa zniechęcenie i brak motywacji spowodowane problemami z korzystaniem ze sprzętu oraz rozwiązań IT.
Produktywność, zaangażowanie pracowników, wyniki finansowe firmy – te elementy nie powinny ulec zmianie w wyniku przejścia przedsiębiorstwa na tryb pracy zdalnej. Czy tak faktycznie jest i pracownicy, którzy od wielu miesięcy pracują z domu, nie odczuwają spadku motywacji, a firmy notują takie same wyniki, jak przed pandemią?
Dwója z mobilności
Okazuje się, że wielu organizacjom nie udało się sprostać wyzwaniu pełnej mobilności pracowników, którzy od marca pozostają na home office. Badania przeprowadzone przez firmę Ricoh wykazały, że aż 27% respondentów nie może efektywnie współpracować w rozproszonym zespole przy pomocy aktualnie stosowanych narzędzi i systemów. U źródeł tych problemów leży brak świadomości pracodawców. Wciąż jeszcze nie wszystkie firmy zdają sobie sprawę z tego, że nowa organizacja pracy i przejście na tryb zdalny wymaga holistycznego podejścia – zadbania zarówno o zasoby sprzętowe oraz informacyjne, jak i ludzkie.
Od czego przedsiębiorstwa powinny zacząć tę zmianę? Od przeglądu urządzeń, z jakich na co dzień w warunkach biurowych korzystali przed pandemią ich pracownicy i zastanowienia się, czy i na jakich zasadach można dostosować je do pracy zdalnej.
– Najważniejsze w przypadku sprzętu są oczywiście komputery i telefony. Jeśli firma stosuje głównie urządzenia stacjonarne, należy przemyśleć czy udostępnić takie komputery pracownikom, czy może lepiej wyposażyć wszystkich w laptopy, albo pozwolić pracować w domach na prywatnym sprzęcie – mówi Grzegorz Mamorski, Senior Account Manager z Innergo Systems.
Obie opcje wymagają dodatkowych nakładów finansowych, każda z nich również ma swoje wady i zalety. Zakup nowych, nieawaryjnych laptopów to spora inwestycja, ale jednak długofalowo opłacalna. Nie tylko zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa dostępu do firmowych, często poufnych danych, ale również umożliwia korzystanie wszystkim zatrudnionym z takich samych narzędzi i biznesowych aplikacji.
– W przypadku, kiedy firma zdecyduje się na zakup komputerów Apple, dział IT, wykorzystując obsługiwane przez Apple technologie wraz z rozwiązaniem Mobile Device Management, może wygodnie kontrolować cały proces– od pierwszego wyjęcia urządzenia z pudełka i uruchomienia go przez użytkownika aż po pełną, zdalną konfigurację i późniejsze wsparcie podczas używania – dodaje Grzegorz Mamorski.
Inną opcją, zastępującą kupno nowych komputerów, jest zapewnienie zdalnym pracownikom łatwego dostępu do firmowej infrastruktury – zasobów i aplikacji – np. poprzez zdalne pulpity. Takie pulpity można uruchomić na dowolnym sprzęcie, także prywatnym. Wady? Firma nie ma raczej większego wpływu na jakość osobistych laptopów. Mogą więc sprawiać trudności podczas uruchamiania systemów i oprogramowania umożliwiającego sprawną i – co niezwykle istotne – bezpieczną pracę.
Proszę włączyć i wyłączyć komputer
Zniechęcenie i spadek motywacji do pracy ma zapewne wiele różnych źródeł. Jednak, jak wskazują badania Ricoh, to właśnie niesprawny sprzęt i źle działające systemy są główną przyczyną pogorszenia nastrojów pracowniczych dla aż 31% pytanych osób. Istotnym problemem jest również brak odpowiedniego wsparcia działów IT – 30% badanych skarży się, że pracując z domu, ma utrudniony kontakt z tymi zespołami i trudności z uzyskaniem szybkiej pomocy. Dodają też, iż usterki techniczne są często realnym zagrożeniem dla bezpieczeństwa danych – jednej trzeciej respondentów uniemożliwiają działanie zgodne z wdrożonymi w tym celu procedurami.
– Planując pracę zdalną i zakup nowych komputerów dla pracowników, warto wziąć pod uwagę taki sprzęt, który zarówno wśród ekspertów, jak i użytkowników cieszy się opinią stabilnego i zapewniającego płynną i nieprzerwaną pracę – dodaje Grzegorz Mamorski. – Wybrać należy również taki system, który umożliwia zdalne rozwiązywanie większości problemów technicznych. W efekcie zminimalizujemy zaangażowanie administratorów, a pracownicy nie będą tracili czasu i motywacji do pracy poprzez oczekiwanie na odpowiedź działu wsparcia IT – będą mogli skupić się po prostu na swoich zadaniach.
Pracownik lubi wybór
Dobrym i sprawdzającym się w praktyce rozwiązaniem jest pozostawienie użytkownikom wyboru sprzętu, na którym chcą pracować. Dlaczego? Gdy pracownik samodzielnie wybierze markę urządzenia, jego zaangażowanie w wykonywane obowiązki wzrasta.
– Często w takiej sytuacji wybór pada na sprzęt, który osoba zatrudniania bardzo dobrze zna. Wie, z jakimi kłopotami może się zmierzyć, jak rozwiązać konkretne problemy, bo robiła to już wiele razy – komentuje Grzegorz Mamorski – Warto rozważyć taką opcję, ponieważ „wybrany” komputer daje po prostu więcej satysfakcji, motywacji i sprawia mniej trudności.
Wielu przedsiębiorców głównie z powodu kosztów obawia się takiej otwartej postawy w kwestii wyboru marki sprzętu do pracy przez samych zatrudnionych.
– Zupełnie niepotrzebnie, ponieważ nasze doświadczenie pokazuje, że wielkość inwestycji, a zwłaszcza w przypadku komputerów rozbudowanych – zarówno tych z Windows, jak i wyposażonych w Mac OS – jest podobna. Apple gwarantuje jednak w standardzie nieocenioną wydajność i możliwości, za które inne marki wymagają dodatkowej opłaty – mówi Grzegorz Mamorski.
Firmy różnej wielkości muszą prowadzić dziś swoją działalność pomimo tego, że sytuacja pandemiczna mocno zmieniła jej charakter. Wiele z nich przez ostatnie miesiące opracowało model, w którym zdalnym zespołom udaje się pracować szybko i sprawnie. Niektóre jednak nadal zmagają się z problemami – z różnym skutkiem próbują zautomatyzować krytyczne procesy biznesowe dzięki zdalnej infrastrukturze i rozwiązaniom chmurowym. Warto jednak dążyć do pełnego sukcesu, ponieważ sytuacja i charakter pracy mogą jeszcze długo się nie zmienić. Ten sukces przedsiębiorstwa osiągną tylko dzięki zastosowaniu kompleksowych narzędzi – skalowalnych, przyjaznych dla użytkownika i bezpiecznych dla firmy.
